Ý tưởng đằng sau Nguyên tắc Pareto 

Nguyên tắc Pareto hay thân thuộc hơn là quy tắc 80-20, là một khái niệm mà nhiều người đã áp dụng để quản lý cuộc sống và thời gian của họ. 

Nội dung của nguyên tắc khá đơn giản: 20% nỗ lực hoặc đầu vào sẽ dẫn đến 80% kết quả hoặc đầu ra. Cuộc sống không công bằng, và đó là khoảng trống cho nguyên tắc 80-20 len lỏi vào từng ngóc ngách của đời sống: 20% khách hàng cho ra 80% doanh thu, 20% công dân nắm giữ 80% tài sản, 20% sai sót dẫn đến 80% vấn đề,... 

Nguyên tắc Pareto được đặt theo tên của nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto – người vào cuối thế kỷ 19 đã quan sát thấy 80% của cải ở Ý thuộc sở hữu của 20% người dân. Đây là phát hiện đầu tiên đã dẫn tới hàng loạt các thử nghiệm liên quan của Pareto. 

Năm 1906, ông tiến hành nghiên cứu và phát hiện ra không riêng Ý, hầu hết các quốc gia khác đều tồn tại tình trạng trên: 20% người dân nắm giữ tới 80% của cải của đất nước. 

Bẵng đi một thời gian, vào đầu những năm 1950, nhà tâm lý học Joseph Juran mở rộng ý tưởng này, ông tin nó có thể được áp dụng cho việc quản trị và thậm chí có thể coi như một ‘nguyên tắc phổ quát’. 

Thuật ngữ Nguyên tắc Pareto không phải do Pareto đặt tên mà Juran mới chính là người khai sinh ra nó. Ban đầu, nguyên tắc này được giới thiệu qua các thuật ngữ như ‘số ít quan trọng’ hay ‘số ít hữu ích’, ám chỉ một số lượng nhỏ đóng góp phần lớn tác động. Rõ ràng là có một sự chênh lệch ở đây, Juran quyết định áp dụng nó vào lĩnh vực quản lý hoạt động của mình. 

Ông tin 80% doanh thu của công ty sẽ đến từ 20% khách hàng, cũng như 80% vấn đề sản xuất sẽ chỉ do 20% trong tất cả các nguồn lỗi có thể gây ra. Từ đây, Juran tập trung vào việc giảm 20% vấn đề để tăng chất lượng sản xuất. Ông đặt tên cho chiến lược này là Nguyên tắc Pareto, đồng thời lưu ý người ta nên tập trung vào ‘số ít quan trọng’ và bỏ qua ‘số ít tầm thường’ để đạt được thành công lớn nhất. 

Ứng dụng của Nguyên tắc Pareto trong quản lý thời gian 

Nguyên tắc Pareto được ứng dụng phổ biến nhất trong quản lý thời gian và nâng cao hiệu suất cá nhân. Tại sao có người làm ít vẫn hưởng nhiều? Ta có cần phải làm việc đến quên mình để tạo ra kết quả tốt hay không? 

Nếu có, bạn có thể đang phân chia công việc và cuộc sống không đồng đều, dẫn đến tình trạng kiệt sức và giảm năng suất tổng thể. Để đạt hiệu quả tối ưu, bạn cần phải nắm rõ hai điều: làm đúng điều cần làm và làm điều đó đúng cách. 

Bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng nhất trước 

Để áp dụng Nguyên tắc Pareto cũng vậy, trước hết bạn phải xác định đúng điều cần làm. Mặc dù điều này có vẻ lãng phí thời gian, nhưng về lâu dài, nó sẽ giúp bạn tập trung và cắt giảm đáng kể thời gian làm việc. Chẳng phải tự nhiên mà người ta lại sinh ra dàn ý, kịch bản hay to-do-list. 

Vậy nên hãy liệt kê rõ những đầu việc cần làm, ưu tiên theo mức độ quan trọng và hoàn thành các việc quan trọng trước tiên. Đó chính là ‘số ít quan trọng’ mà bạn cần nắm bắt. 

Khi bạn đã xác định được mình nên dành 20% thời gian cho việc gì, thì bạn có thể đảm bảo rằng bạn hoàn thành việc này vào thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Với nhiều người, thời gian làm việc hiệu quả có thể là buổi sáng. Nếu bạn cũng vậy, thay vì dành thời gian đầu ngày để trả lời tin nhắn, lướt mạng, sẽ hữu ích hơn nếu bạn ngồi vào làm việc. 

Bạn sẽ thấy hứng khởi hơn khi hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất nhưng bổ ích nhất vào buổi sáng, nhờ đó mà mọi việc khác trong ngày của bạn cũng sẽ dễ dàng hơn. 

Luật 96 phút 

Một ngày làm việc thông thường kéo dài khoảng 8 giờ, vì vậy 20% thời gian làm việc sẽ là 96 phút. Con số này không cố định và bạn có thể điều chỉnh thời gian nếu độ dài ngày làm việc của bạn khác. 

Sử dụng Nguyên tắc Pareto, bạn có thể dành 20% thời gian trong ngày làm việc của mình để tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ có giá trị cao. Ý tưởng là bạn sẽ hoàn thành khoảng 80% những gì bạn muốn đạt được vào ngày hôm đó chỉ trong 20% thời gian. 

Luật này khá tương đồng với khái niệm ‘hộp thời gian’ – một khoảng thời gian cho một đầu việc đã lên lịch, phải được thực hiện và không được hoãn hay hủy bỏ. Bạn là người quyết định lượng thời gian sẽ dành cho nhiệm vụ và bạn có thể lên lịch vào bất cứ thời điểm nào trong ngày khi bạn cảm thấy tràn trề động lực nhất. 

Hãy cố gắng loại bỏ tất cả các tác nhân gây xao nhãng như điện thoại, TV,... trong khoảng thời gian đó và tập trung cao độ hoàn thiện nhiệm vụ quan trọng nhất. 

Một vài lưu ý về thực hành Nguyên tắc Pareto 

Nguyên tắc Pareto không thể xem như một định luật khoa học, điều này có nghĩa là nó không đúng với mọi trường hợp và không nên coi là tuyệt đối. 

Ý tưởng cốt lõi của nguyên tắc là một phần ‘số ít chất lượng’ cho ra phần lớn kết quả, vì vậy các biến thể của nó có thể xảy ra chẳng hạn như 30% nhân viên đem về 60% đơn hàng, 40% học sinh đem về 70% giải thưởng,... 

Sẽ thật tại hại nếu bạn nghĩ theo Nguyên tắc Pareto, bạn chỉ cần bỏ ra 20% công sức và đạt được 80% kết quả. Phần trăm không hề tính chi phí chìm như thời gian, công sức,... Để hoàn thành 80% đó,  bạn vẫn phải cố gắng 100% và tập trung hoàn toàn vào 20% ‘số ít quan trọng’. 

Người ta rất dễ hiểu sai về Nguyên tắc Pareto. Nhiều người tin rằng nên tập trung toàn bộ sức lực vào giải quyết 20% được ưu tiên kia và bỏ qua luôn phần còn lại. Tuy nhiên, bạn không nên phớt lờ 80% ‘số ít tầm thường’ đó như việc trả lời tin nhắn, vì nó có thể tích tụ lại và sẽ là một vấn đề thực sự theo thời gian.