Bức chân dung hoàn thiện về Phương pháp Pomodoro 

Ngày nay thì Cirillo đã rao bán hàng loạt cuốn sách kèm các khóa học liên quan tới Pomodoro, nhưng nó phổ biến tới vậy vì khía cạnh quan trọng sau: sự đơn giản. Tất cả những gì bạn cần làm là: 

• Lên danh sách việc cần làm. 
• Hẹn giờ trong 25 phút và tập trung hoàn toàn giải quyết một nhiệm vụ cho tới khi chuông reo. 
• Tận hưởng 5 phút nghỉ giải lao và nhớ đánh dấu những gì mình đã hoàn thành. 
• Lặp lại quy trình đó 4 lần – tương ứng với 4 pomodoro, và bạn hãy nghỉ lâu hơn chút (15 – 30 phút). 

Tuy nhiên, nếu không nắm rõ những quy tắc cốt lõi, rất có thể Phương pháp Pomodoro lại hóa cuộc thi chạy nước rút đối với bạn! Vì vậy, bạn sẽ cần lưu ý những điểm sau để thực hành thành công nó, như sau: 

Quy tắc #1: Chia nhỏ các đầu việc lớn. Nếu một nhiệm vụ yêu cầu nhiều hơn 4 pomodoro, bạn cần chia nó thành các bước nhỏ hơn để dễ dàng thực hiện. 

Quy tắc #2: Gộp chung các đầu việc nhỏ. Tương tự, với những nhiệm vụ “nhỏ nhắn”, cần ít hơn một pomodoro thì bạn nên tóm chúng lại với nhau. Ví dụ, thanh toán hóa đơn, kiểm tra tin nhắn, đặt lịch hẹn với bác sĩ có thể giải quyết cùng nhau trong một pomodoro. 

Quy tắc #3: Phải đổ chuông. Một pomodoro là khoảng thời gian liên tục và không thể bị ngắt quãng, đặc biệt là không kiểm tra tin nhắn, thông báo đến hay bất cứ tác nhân xao nhãng nào. Hãy kiểm tra chúng khi giải lao. 

Trong trường hợp có sự gián đoạn không thể tránh khỏi, Cirillo khuyên bạn hãy nghỉ giải lao 5 phút và bắt đầu lại. Ngoài ra, bạn cũng nên theo dõi các tác nhân gây gián đoạn và tránh chúng trong các phiên tiếp theo. 

Phương pháp vẫn phát huy hiệu lực kể cả khi bạn hoàn thành trước khi chuông reo. Bạn có thể sử dụng thời gian còn lại để học thêm gì đó, đọc một cuốn sách chẳng hạn hay nghiên cứu thêm về chủ đề mình vừa tìm hiểu. Đừng vớ điện thoại ra rồi lướt web nhé! 

Điều gì khiến Phương pháp Pomodoro hiệu quả ? 

Ngoài việc dễ hiểu, dễ áp dụng thì Phương pháp Pomodoro có những ưu điểm sau đây giúp bạn cải thiện năng suất của bản thân: 

Dễ dàng bắt đầu 

Đã bao giờ bạn ngồi bần thần trước màn hình, hàng đống deadline nhưng không biết phải bắt đầu từ đâu? Chúng ta đều từng rơi vào cảnh như vậy. Việc này ít nhiều có liên quan tới tính trì hoãn, rằng con người thường ưu tiên những việc dễ dàng, ít phải vận động (dù là trí não hay thể chất) hơn. 

Phương pháp Pomodoro sẽ giúp đẩy lùi tính trì hoãn này: nó yêu cầu bạn chia nhỏ các nhiệm vụ, dự án hoặc đầu việc lớn thành những mục tiêu nhỏ lẻ hơn – và hoàn thành nó trong 25 phút tới. Nó giúp bạn tập trung cao độ vào một việc thay vì choáng ngợp bởi lượng công việc mình đang đảm nhận. 

Hãy cứ thực hiện từng pomodoro một, và nhớ phân chia thứ tự ưu tiên. Việc nào quan trọng làm trước, ít quan trọng hay không quá gấp rút ta để sau. 

Hạn chế xao nhãng 

Bạn đã bao giờ đang tập trung cực độ, mọi chuyện diễn ra thật mượt mà rồi bỗng ting ting – tin nhắn của ai đó vừa tới. Bạn như hẫng một nhịp, và phải cố gắng bắt đầu lại. Việc này không quá to tát, nhưng sẽ thế nào nếu cứ 5 phút lại một thông báo hiện lên, và mỗi lần thì bạn đều phải cố gắng đạt lại sự tập trung trước đó? Thật mệt mỏi! 

Hầu hết chúng ta sẽ đổ lỗi cho các thiết bị công nghệ, tuy vậy các nghiên cứu gần đây lại không đứng về phía bạn: họ cho rằng bạn mới là người tự đẩy bản thân ra khỏi trạng thái tập trung cao độ. “Tin nhắn của ai thế nhỉ?” hay “Tốn có vài phút để kiểm tra thôi mà, nó hoàn toàn không ảnh hưởng” – chẳng phải bạn đã tự đầu hàng trước các tác nhân xao nhãng này sao? 

Thật may vì Phương pháp Pomodoro sẽ giúp giảm thiểu tối đa các trường hợp như trên. Mỗi pomodoro được thiết kế nhắm vào một tác vụ duy nhất và mỗi quãng nghỉ là cơ hội để “khởi động lại”, đưa tâm trí bạn trở về với công việc mà bạn đang làm. 

Nhận thức được thời gian 

Bạn có bao giờ thắc mắc tại sao mới lướt web có tý mà đã hơn tiếng trôi qua rồi không? Đó là một màn đánh lừa ưu tú đến từ trực giác. Khi quá mải mê vào thứ gì đó, bạn thường đánh mất ý niệm về thời gian. Đây là lý do tại sao các sòng bài, casino thường không bao giờ có đồng hồ – mục đích là để bạn chơi mãi, chơi mãi và các ông chủ thì kiếm bộn tiền! Tất nhiên đó là thời xưa thôi, còn thời nay ai chả có smartphone, cần gì đâu đồng hồ treo tường nữa. 

Khi lên kế hoạch cũng vậy, hầu hết chúng ta đều có xu hướng đánh giá thấp thời gian mình cần để hoàn thành một nhiệm vụ trong tương lai, dù bạn biết chắc trong quá khứ, bạn đã mất nhiều thời gian hơn thế để hoàn thành. Nói cách khác, bạn chẳng khác nào đang “ảo tưởng sức mạnh”. 

Lại phải nhờ tới Pomodoro thôi. Với các phiên ngắn được chia cụ thể làm 25 phút thì bạn sẽ nhận thức thời gian thực tế tốt hơn rất nhiều. Khi luyện tập, bạn sẽ có thể đánh giá chính xác số lượng pomodoro cần thiết cho một nhiệm vụ và từ đó, xây dựng thói quen làm việc nhất quán, hợp lý hơn cho những lần làm việc sau. 

Biến Pomodoro thành trò chơi năng suất của bạn 

Bạn có thể biến Pomodoro thành một trò chơi với luật như sau: cố gắng hoàn thành nhiệm vụ nào đó với số pomodoro được cho sẵn. Hãy áp dụng nó vào luyện tập một kỹ năng: bạn có thể giảm dần số pomodoro yêu cầu để nhận thấy bản thân đã nhanh hơn, tiến bộ và tập trung tốt hơn chừng nào! 

Các mẹo giúp bạn áp dụng Pomodoro dễ dàng hơn 

Mặc dù tỷ lệ 25/5 giữa làm việc/giải lao là trọng tâm của Phương pháp Pomodoro, tuy vậy bạn vẫn có thể thay đổi nó theo ý mình sao cho phù hợp nhất. 

Lên kế hoạch trước với Pomodoro 

Hãy dành 15 phút vào đầu làm việc (hoặc vào cuối ngày nếu bạn đang lên kế hoạch cho ngày hôm sau) nên vạch ra chiến lược Pomodoro của mình. Bạn cần làm gì nào?

Về bản chất, tôi đang hướng dẫn bạn xây dựng một to-do-list: ghi rõ các việc cần làm trong ngày và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Sau đó, bạn gắn số pomodoro cần thiết cho mỗi nhiệm vụ. Đừng quên các nhiệm vụ “đô con” nên được chia làm các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ quản lý và đánh giá hơn. 

Nhớ chừa thời gian cho bản thân nghỉ ngơi. Nếu có quá nhiều nhiệm vụ, bạn hãy hoãn các đầu việc ít khẩn cấp/ít quan trọng nhất vào tới cuối tuần. 

Dự trữ vài pomodoro trong kho 

Chắc chắn ước tính của bạn sẽ sai lệch và một vài nhiệm vụ đột xuất bỗng dưng xuất hiện, lúc này kế hoạch Pomodoro của bạn sẽ bị đảo lộn. Điều đó sẽ không xảy ra nếu bạn sáng suốt “để dành” vài pomodoro ra sẵn. 

Nếu cuối cùng bạn không cần chúng, hãy sử dụng các pomodoro này cho việc học hoặc các nhiệm vụ đã bị lùi xuống cuối tuần như tôi vừa nhắc phía trên. Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu kết thúc ngày làm việc với một vài pomodoro dự trữ hơn là lên lịch quá mức và khiến bản thân bị tụt lại phía sau. 

Thử nghiệm độ dài pomodoro của bạn 

Đối với một số loại công việc đòi hỏi thời gian kéo dài trong trạng thái flow (dòng chảy) – viết, sáng tác,... – 25 phút có thể là quá ngắn. Ý tôi là, nếu bạn cần nhiều thời gian hơn, hãy cứ làm vậy. Nếu bạn có thể làm việc liên tục trong vòng 2 tiếng mà không cần nghỉ, hãy cứ làm vậy. Bạn không cần quá gượng ép và tự bó mình trong tỷ lệ 25/5 của Pomodoro. 

Ngược lại, đối với một số nhiệm vụ quá đơn giản thì 25 phút có thể là quá dài. Bạn đã từng nghe qua về quy tắc 2 phút chưa? Nó như sau: nếu bạn có thể làm việc gì đó trong 2 phút tới, hãy đứng dậy và làm ngay. Nếu không, bạn sẽ tiếp tục rơi vào vòng xoáy trì hoãn vô tận. Vì vậy nếu cần thiết, một pomodoro 15, 10 hoặc thậm chí 5 phút đều ổn thỏa hết. 

Tránh xa màn hình máy tính trong giờ giải lao 

Hãy bàn về cách bạn tận dụng thời gian giải lao của mình. Nếu bạn làm việc trên máy tính, đừng nghĩ chuyển qua Facebook hoặc Tiktok khi hết giờ là giải lao. Hãy để cho mắt và não bạn được nghỉ ngơi – bằng cách không nhìn vào màn hình – đối với điện thoại cũng vậy. 

Thay vì ngồi lì một chỗ, hãy đứng dậy, vươn vai, đi ra ngoài hoặc uống một cốc nước. Dù bạn làm gì, tinh thần sẽ phấn khích hơn nhiều nếu bạn thoát khỏi sự thôi miên của màn hình máy tính hay điện thoại. 

Tôi mong đây sẽ là chiếc chìa khóa giúp bạn mở khóa năng lực tập trung của bản thân và nếu bạn thành công, đừng quên cảm ơn anh chàng sinh viên Cirillo năm nào và cảm ơn tôi vì đã viết bài này bằng cách ủng hộ WeStudy trong các dự án sắp tới nhé!