Định luật Parkinson là gì? 

Định luật Parkinson chỉ ra rằng, một nhiệm vụ đơn giản được thực hiện trong khoảng thời gian dài cũng trở nên phức tạp và tiêu tốn hết khoảng thời gian đó. Khi thời gian phân bổ cho nhiệm vụ ngắn hơn, nó cũng được giải quyết đơn giản và dễ dàng hơn. 

Định luật Parkinson ra đời như thế nào? 

Năm 1955, nhà sử học Cyril Parkinson xuất bản một bài báo trên tờ The Economist với lời mở đầu ấn tượng: “Work expands so as to fill the time available for its completion” (Tam dịch: Công việc sẽ luôn lấp đầy khoảng thời gian bạn ấn định cho nó). 

Và lời mở đầu ấn tượng ấy đã trở thành trọng tâm trong cả một công trình nghiên cứu tỉ mỉ được đặt theo tên ông: Định luật Parkinson. 

Trong quá trình làm việc với các nhân viên hành chính của Anh, Parkinson nhận ra khi bộ máy càng đông người, nó hoạt động càng kém hiệu quả. Nói đơn giản, kích thước bộ máy và độ hiệu quả tỷ lệ nghịch với nhau. 

Parkinson tiếp tục đào sâu thêm về phát hiện này và mọi hiểu biết, kết luận được ông tổng hợp lại trong cuốn sách Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress. 

Trong cuốn sách, Parkinson mở rộng chủ đề nghiên cứu của mình sang mọi lĩnh vực đời sống. Từ bộ máy hành chính nước Anh, ông nghiên cứu thêm về tác động của định luật với cỗ máy tài chính, giới thể thao hay cả những hoạt động đơn giản thường ngày như nấu ăn, giặt giũ,... 

Định luật Parkinson hiện diện trong đời sống như thế nào? 

Giờ hãy xem cách mà Định luật Parkinson len lỏi trong đời sống của mỗi chúng ta. Có lẽ bạn sẽ thấy bóng hình bản thân đâu đó trong những ví dụ dưới đây. 

Định luật Parkinson áp dụng trong tài chính 

Luật Parkinson nói rằng người ta kiếm được bao nhiêu tiền, họ thường có xu hướng tiêu toàn bộ và có thể hơn một chút. Chi phí của họ tăng tỉ lệ thuận với thu nhập. Nhiều người đang kiếm được gấp vài lần những gì họ đã kiếm ở công việc đầu tiên của họ. Tuy nhiên, họ cũng tiêu pha nhiều hơn gấp vài lần so với trước. Bất kể kiếm được bao nhiêu, tiền dường như chẳng bao giờ là đủ. 

Định luật Parkinson áp dụng trong học tập  

Thời đi học, bạn có cả kỳ để viết tiểu luận, nhưng bạn chỉ bắt tay vào viết nó 3 ngày, hay thậm chí là một ngày trước trước hạn chót. Bạn có cả tuần để ôn tập cho bài thi trắc nghiệm nhưng chỉ giở đề cương ra vào buổi tối hôm trước ngày thi. 

Định luật Parkinson áp dụng trong công việc 

Theo Luật Parkinson, lượng công việc bạn cần làm sẽ tự điều chỉnh cho phù hợp với khoảng thời gian sẵn có để hoàn thành – nghĩa là nếu bạn quyết định dành một tuần để làm một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong hai giờ, thì công việc sẽ tự gia tăng mức độ phức tạp và trở nên khó khăn hơn để lấp đầy tuần đó. 

Định luật Parkinson trong thể thao 

Bạn có cả năm để chuẩn bị cho giải đấu nhưng chỉ điên cuồng tập luyện 1 tháng trước ngày khởi tranh. Điều này vạch ra ranh giới rõ ràng giữa các vận động viên chuyên nghiệp và hạng nghiệp dư. 

Trên thực tế, mùa giải mới của một đội bóng xuất sắc bắt đầu ngay sau khi mùa giải cũ kết thúc. Họ không đợi tới 2, 3 tháng trước mùa giải rồi mới bắt tay vào luyện tập; họ tập luyện xuyên suốt trong cả mùa hè. 

Vào năm 1995, Chicago Bulls của Michael Jordan nhận thất bại tại vòng Chung kết miền trước đối trọng Orlando Magic. Theo lẽ thường, các đội bóng sẽ để cho cầu thủ tận hưởng một kỳ nghỉ hè trước khi chú tâm vào mùa giải tới.

Tuy nhiên, ngay sau trận thua đó, cả đội Bulls đều hiểu rõ một điều: năm nay sẽ không có kỳ nghỉ hè nào cả. Họ tập luyện mỗi ngày, cùng nhau xuyên suốt mùa hè đó – trong khi các cầu thủ khác thì bận rộn vui chơi đó đây. 

Và kết quả ra sao? 

Chicago Bulls lên ngôi vô địch 3 năm liền sau đó và lập nên chuỗi 3-peat thứ hai, – trở thành đội bóng đầu tiên trong lịch sử bóng rổ hai lần đạt 3-peat trong vòng 10 năm. 

Bẫy nhận thức: Làm việc chăm chỉ hơn, không thông minh hơn 

Định luật Parkinson tương đồng với quan điểm “Work Harder, Not Smarter” của phần đông mọi người. Chúng ta dễ dàng đong đếm số giờ của một nhân viên nhưng không thể biết chính xác số giờ làm việc thực sự của nhân viên đó – và mức độ hiệu quả ra sao. 

Vì “làm việc chăm chỉ hơn, không thông minh hơn” dường như đã bén rễ trong tư tưởng của đại đa số, kể cả các quản lý cấp cao, từ đó dẫn đến thực trạng nhân viên cố tỏ ra bận rộn. Dù làm việc tại văn phòng hay ở nhà, bạn đều dễ rơi vào bẫy nhận thức này ngay cả khi không ai giám sát công việc của bạn. 

Bạn không cần tự vùi đầu mình vào công việc, không cần kéo dài thời gian làm việc chỉ để trông có vẻ bận rộn hay thấp thỏm vì mọi người đang ngày đêm nỗ lực còn mình thì không. 

Làm vậy chẳng khác nào cố gắng tắm thật lâu vì sợ người khác nghĩ mình vệ sinh cẩu thả. Hãy cân đối một khoảng thời gian vừa đủ, không quá ngắn, không quá dài. Tôi thường dồn hết bút lực để viết trong độ 1 tiếng và nếu không mấy khả quan, tôi sẽ tắt máy và đọc sách. Lúc khác tôi sẽ viết sau.  

Trong trường hợp bạn muốn dàn trải công việc cho thoải mái thời gian, hãy cố gắng giữ kỷ luật để vượt qua thói trì hoãn, và thời gian lâu hơn cần tương ứng với chất lượng đầu ra tốt hơn. 

Định luật Parkinson và thói trì hoãn

Một công việc có thể hoàn thành nhanh gọn nhưng bạn vẫn nhất quyết gác nó qua bên. Thay vì bắt tay vào giải quyết công việc luôn, bạn quyết định để nó chơ vơ giữa ngày rộng tháng dài. Bạn tự nhủ sẽ túc tắc làm dần vào mỗi khi rảnh. Chà, thật thoải mái! 

Nhưng bạn lại hay quên. Hoặc có thể bạn cố gắng không nhớ tới nó. 

“Để tý làm”, bạn tặc lưỡi. Và dần dần những cái tặc lưỡi trở nên thường xuyên hơn. 

Công việc vẫn cứ ở đó chờ bạn tới giải quyết – nhưng bạn nhất quyết không đả động – chỉ tới khi người quản lý nhắc khéo bạn sắp tới hạn deadline. Sao nghe quen thế nhỉ? 

Tôi đã từng rơi vào trường hợp trên. Nhiều lần. Và tôi khá chắc là bạn cũng thế. Có thể bạn thích để tới cuối mới làm cho có động lực, hoặc có thể do bạn quá bận rộn và không cân đối thời gian nổi. Nhưng sớm muộn bạn cũng nhận ra bạn không thể trì hoãn mãi được. 

Thật vui nếu bạn nhận ra rồi. Nếu không thì bài viết này cũng sẽ hữu ích nếu tình cờ một ngày đẹp trời bạn quyết định thay đổi. Hãy đọc tiếp để thấy điều kỳ diệu. 

Thực chất, chính cha đẻ của Định luật Parkinson bật mí rằng nó có một lỗ hổng. Đó sẽ nơi chúng ta sẽ nhắm vào. Bằng cách công kích đúng tử huyệt này, mỗi con người nhỏ bé đều có thể thoát khỏi vòng vây của sự trì hoãn – và đạt tới năng suất mơ ước trong công việc. 

Giờ thì, ta còn chần chừ gì mà không phá tan nó luôn nhỉ? 

Phá vỡ Định luật Parkinson 

Luật Parkinson giải thích cái bẫy mà phần lớn mọi người rơi vào. Đây là lý do bạn mắc nợ, lo lắng về tiền bạc hay công việc thì cứ chất thành chồng. Hãy xét riêng vấn đề tài chính. 

Cùng sinh sống trên thành phố, tại sao có người kiếm 10 triệu/tháng vẫn đủ ăn đủ mặc, thậm chí còn gửi cả tiền về cho cha mẹ – trong khi có người thu nhập 20 triệu/tháng vẫn phải chi li tính toán từng xu để duy trì cuộc sống? 

Câu hỏi này dẫn ta đến bài toán tiết kiệm. 

Vì Luật Parkinson chỉ ra chi phí tăng tỉ lệ thuận với thu nhập, bạn không thể đảo chiều nó. Tuy nhiên, nếu bạn có thể làm cho chi phí tăng chậm hơn với thu nhập, bạn sẽ bắt đầu có khoản dư. Và bạn sẽ tiết kiệm khoản dư đó. 

Nói đơn giản, để phá vỡ Luật Parkinson trong tài chính, ta có thể tóm gọn lại như sau: Kiếm nhiều hơn, tiêu ít đi và tiết kiệm phần chênh lệch. 

Giải quyết tương tự với những vấn đề khác trong cuộc sống, bạn nên rút ngắn khoảng thời gian sẵn có để hoàn thành công việc, từ đó làm được nhiều việc hơn và phần thời gian dư ra sẽ giúp bạn nuông chiều những sở thích của bản thân. 

Một lần nữa, chúng ta lại tóm gọn lại: Làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, và sau đó thoải mái đọc sách, xem phim với khoảng thời gian rảnh rỗi. 

Và dưới đây là “bộ đồ nghề” mà tôi và bạn sẽ dùng để đập vỡ Định luật Parkinson. 

Chạy đua với thời gian 

Giới hạn công việc trong một khoảng thời gian cụ thể và tập trung hoàn thành nhiệm vụ đó với một nửa thời gian. Đây còn được gọi là phương pháp “chạy đua với thời gian”, nhằm giúp bạn đẩy hiệu suất làm việc của bản thân lên tối đa. 

Càng hoàn thành sớm, bạn càng dư nhiều thời gian để làm việc khác, có nhiều cơ hội hơn để chỉnh sửa và càng có động lực làm việc hơn. 

Quy tắc 2 phút 

Quy tắc 2 phút cho rằng nếu bạn có thể làm việc gì đó trong vòng 2 phút hoặc ít hơn, hãy bắt tay làm nó ngay. Treo vài chiếc áo, check email công việc, ghi chú lại vài ý tưởng… là những ví dụ đơn giản cho quy tắc trên. 

Bản chất của Quy tắc 2 phút là ngăn chặn mầm mống của sự trì hoãn và thúc đẩy động lực làm việc của bạn. Nó khiến khâu khởi động của bạn suôn sẻ hơn. Bạn dễ dàng đặt bút viết vài dòng trong vòng 2 phút, và từ 2 dòng đó sẽ thành cả trang. 

Tuy nhiên cũng có một vài lưu ý. Bạn hoàn toàn có thể nghĩ mình lướt Tiktok hay Insta Reels trong vòng 2 phút nhưng con số thực có thể lên tới 2 giờ. Quy tắc 2 phút chỉ phát huy tác dụng khi bạn giữ vững kỷ luật.

Bạn muốn biết thêm mẹo về quản lý thời gian?  

Sử dụng Pomodoro 

Khi thu hẹp thời gian có sẵn cho công việc với Luật Parkinson, bạn cần ấn định một con số cụ thể, giả dụ như 1 tiếng cho tác vụ này, nửa tiếng cho tác vụ kia… Pomodoro có thể tối ưu hóa con số ấn định đó. 

Bằng việc chia công việc ra thành từng tác vụ nhỏ theo từng quãng 25 phút và quãng nghỉ 5 phút, bạn có nhận thức rõ ràng hơn về thời gian. Bạn phân chia thời gian rõ ràng, bạn biết mình đã làm việc này trong bao lâu, sẽ làm việc khác trong bao lâu thay vì bần thần trước một đống deadline đang chờ được giải quyết. 

Một vài lưu ý về Định luật Parkinson 

Đầu tiên, Luật Parkinson chỉ ra rằng bạn nên đặt ra khoảng thời gian tối thiểu cho mỗi nhiệm vụ cần hoàn thành, thay vì cố gắng kéo dài nó ra. Tuy nhiên bạn có thể ấn định sai khoảng thời gian cần thiết. Một vài công việc sẽ khó khăn hơn bạn tưởng, và việc ước lượng chính xác hay tối thiểu sai số tương đối mệt mỏi và chưa kể còn mất động lực.

Thứ hai, hãy cố gắng chia nhỏ đầu việc lớn thành các tác vụ nhỏ và hành động ngay lập tức.  

Ví dụ, tôi đang cần viết một bài blog ngay trong ngày hôm nay. Tôi khó có thể tính toán chính xác mình cần bao nhiêu thời gian để viết xong nó. Vì vậy, tôi chia nhỏ nó thành các mảnh nhỏ hơn, cực phổ biến: mở bài, thân bài rồi kết bài. 

Thông thường, thân bài sẽ tốn nhiều thời gian nhất, vậy nên tôi sẽ làm nó đầu tiên. Tôi đặt ra 1 tiếng để viết xong phần thân bài. Sau đó nghỉ 15 phút và viết tiếp phần kết bài trong vòng 25 phút. Tôi nghỉ 5 phút và bắt tay vào viết cho xong phần mở bài. 

Mọi thứ không thể tùy hứng, bạn cần có trật tự rõ ràng. Nó giúp bạn đi đúng hướng và tiết kiệm rất nhiều thời gian. Chưa kể còn thật chuyên nghiệp nữa.

Cuối cùng, bạn không nên để quãng nghỉ giữa các khâu quá dài, vì đó là lúc sự trì hoãn đổ bộ. Trong thể thao, thời gian nghỉ giữa các hiệp luôn ấn định không quá dài nhằm hạn chế việc vận động viên bị "cóng", bạn hãy tự liên hệ. 

Khi bạn làm việc đủ tập trung, bạn sẽ dần tiến tới trạng thái dòng chảy (flow state). Nhằm duy trì trạng thái này lâu nhất có thể, bạn cần làm việc xuyên suốt – vậy nên hãy nghỉ ngơi vừa đủ và cố gắng hoàn thành cho xong. 

Điều kiện đủ để Luật Parkinson phát huy hiệu quả là gì? 

Luật Parkinson không mang tính tuyệt đối. Nó có thể hiệu quả với bạn nhưng không phát huy tác dụng với bạn thân bạn. Hoặc ngược lại. 

Bên cạnh đó, phong cách làm việc của mỗi người là khác nhau. Có người thích nước ngập cổ mới làm, có người lại quan trọng sự thư thái khi làm việc. Họ dàn trải thời gian làm việc ra sao là việc của họ. Hãy tập trung vào bản thân, chọn lấy điều tốt nhất, phù hợp nhất với bạn thôi. Kệ họ đi. Và bây giờ là phần quan trọng nhất. 

Muốn khai thác Luật Parkinson, bạn nhất thiết cần tới sự giúp đỡ của ý chí. Chỉ đến khi bạn xây dựng được một sức mạnh ý chí đủ lớn để phản kháng những thôi thúc mãnh liệt của việc tiêu xài mọi thứ, nuông chiều những thói hư của bản thân thì bạn mới có thể bắt đầu bước chân vào lãnh địa của sự tự do. 

Luật Parkinson và tất cả những quy tắc hay phát hiện khác về năng suất làm việc, tất cả chỉ là điều kiện cần. Điều kiện đủ là sức mạnh ý chí sẵn có cùng tinh thần kỷ luật cao.

Không có kỷ luật, bạn sẽ thành miếng mồi ngon cho tính trì hoãn và mọi thói hư tật xấu khác.