Thiết lập một nghi thức buổi sáng
Sau khi nghiên cứu về thời gian biểu của vô số tấm gương thành công, tác giả Laura Vanderkam đã tìm thấy một mẫu số chung: họ đều có nghi thức buổi sáng của riêng mình.
Trong khi những nghi thức này có thể khác nhau với từng người, thường thì họ sẽ dậy sớm, tập thể dục, đọc báo, ăn một bữa sáng lành mạnh, và tập trung giải quyết công việc hệ trọng nhất trong ngày.
Trong lịch sử, có vô số vĩ nhân nổi tiếng là người dậy sớm. Mark Twain trong bài luận dành tặng giới trẻ đã khuyên mọi người nên “thức dậy cùng chim sơn ca”; Benjamin Franklin duy trì thói quen “tắm không khí” – dậy sớm và khoả thân trước ban công vào mỗi sáng; hoặc nhà soạn nhạc thiên tài Mozart, người luôn dậy vào lúc 5 giờ rồi tự đong cà phê. Nói không ngoa khi nhiều người cho rằng ta có thể chỉnh đồng hồ theo thói quen của những vĩ nhân này.
Cắt giảm những khoản lãng phí
Trong cuốn sách The Ultimate Guide to Time Management, tác giả nổi tiếng Tony Robbins khuyên rằng ta nên đối xử với thời gian như cách ta đối xử với tiền của mình. Cả hai đều là nguồn tài nguyên hữu hạn cần được khai thác khéo léo. Nhưng bằng cách nào? Bằng việc cắt giảm những khoản lãng phí.
Robbins khuyên ta nên chuyển đổi thời gian lãng phí thành thời gian có ích. Bạn có thể sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn bằng cách tận dụng những “khoảng chết” – thuật ngữ chung dành tặng cho thời gian ăn không ngồi rồi như lúc chờ đèn đỏ, đứng xếp hàng chờ thanh toán, hoặc ngồi ghế đợi vợ vượt cạn (tôi đùa thôi), v.v.
Giả sử như bạn thích đọc sách nhưng không có thời gian, hãy tranh thủ đọc trong khi chờ tới lượt mình ở sảnh tiếp tân của ngân hàng. Hoặc bạn có thể nghe sách nói.
Tránh họp hành
Mark Cuban từng phát biểu một câu rất ngông, “Cách duy nhất để bạn có thể mời tôi dự một buổi họp là viết cho tôi một tấm séc.” Elon Musk, trong một email gửi toàn công ty Tesla, đã yêu cầu nhân viên loại trừ những cuộc họp quá thường xuyên bởi chúng là “tai hoạ” với những tập đoàn lớn. Oprah Winfrey tránh họp hành trừ khi thực sự cần thiết.
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng hầu hết các cuộc họp đều là "mồ chôn của năng suất". Mặc dù chúng có thể mang lại một số lợi ích, như cơ hội hợp tác và tương tác trực tiếp, nhưng chúng cũng ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất công việc. Khó có thể tập trung giải quyết công việc khi cứ họp hành liên miên.
Tránh sa vào “bẫy năng suất”
Thật dễ dàng để rơi vào bẫy tư duy rằng bạn phải làm nhiều việc nhất có thể để trở nên năng suất. Sự cám dỗ “làm tất cả mọi thứ” rất mạnh mẽ.
Nhưng sự thật là: khối lượng công việc nhiều hơn khả năng xử lý thực tế của bạn chính là thảm hoạ—cả về mặt cá nhân lẫn nghề nghiệp.
Đây là điều mà Ariana Huffington, đồng sáng lập của The Huffington Post, hiểu rất rõ. Là một người bận rộn, bà thề rằng mình có thói quen “ưu tiên liên tục”.
“Ưu tiên liên tục là không ngừng tự hỏi bản thân điều gì là thiết yếu cần hoàn thành trong ngày hôm nay. Và sau đó tập trung giải quyết chúng. Nó yêu cầu ta phải loại bỏ những thứ gây mất tập trung—bao gồm thông báo ngẫu nhiên, mạng xã hội và xoá các email có mức độ ưu tiên thấp.”
Hãy nhớ rằng một người chỉ có thể làm được một số việc nhất định. Cố gắng ôm đồm dễ khiến bạn mất tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất và trở nên quá tải bởi không cân đối được thời gian. Do đó, bạn hãy tập xác định những nhiệm vụ nào thực sự quan trọng để phân bổ năng lượng của mình một cách hiệu quả, tận dụng tối đa thời gian của mình.
Giảm sự mệt mỏi khi phải ra quyết định
Chất lượng của mỗi quyết định bạn đưa ra sẽ giảm dần khi ngày trôi qua. Đó là lý do tại sao bạn luôn bắt gặp hình ảnh Steve Jobs với outfit quần jeans áo cổ lọ trứ danh, hay Mark Zuckerberg với tủ đồ toàn áo chữ T xám. Nếu bạn cho rằng họ quá bận để tỉa tót phục trang thì bạn đúng rồi đấy, nhưng mới chỉ là một phần thôi.
Lý do họ mặc đi mặc lại một outfit như vậy là để không phải đắn đo xem hôm nay cần mặc gì mỗi ngày. Như Barack Obama giải thích: “Bạn sẽ thấy tôi chỉ mặc vest xám hoặc xanh. Tôi đang cố gắng cắt giảm các quyết định. Tôi có quá nhiều quyết định khác phải đưa ra ngoài việc quyết định tôi sẽ ăn hay mặc gì hôm nay.”
Biết lùi lại khi cần thiết
“Mặc dù tôi rất muốn tự mình làm mọi việc, nhưng tôi biết một số việc tốt nhất nên bỏ qua để tôi có thể tập trung vào những gì quan trọng nhất,” nhà sáng lập và CEO của Shipt nói. “Thuê một trợ lý là điều rất quan trọng. Ban đầu có thể hơi khó khăn, nhưng hãy để người này đảm nhiệm các nhiệm vụ đơn giản, tốn thời gian.”
Đừng xa rời nhiệm vụ chính
Các buổi talkshow và phỏng vấn là cơ hội tuyệt vời để lan toả nhận thức thương hiệu và thể hiện chuyên môn. Nhưng khi lạm dụng thì chúng trở thành những mối xao nhãng tốn thời gian.
Hãy lấy Lee Iacocca làm ví dụ. Ông là một doanh nhân kiệt xuất, người đã đưa hãng xe Chrysler từ bờ vực phá sản lên hàng thống trị trên thị trường. Tuy nhiên, vị CEO đã bị phân tâm. Ông dành phần lớn thời gian của mình để xuất hiện trên các chương trình trò chuyện đêm khuya và làm quảng cáo. Ông thậm chí còn đùa giỡn với việc tranh cử tổng thống.
Kết quả không ngoài dự đoán. Chrysler đã tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh.
Mong rằng qua những thủ thuật trên đây, bạn có thể tìm thấy một vài lời khuyên đáng giá để áp dụng vào cuộc sống của mình. Không lãng phí hoàn toàn thời giờ của mình thực sự là một thành tựu rất đáng tự hào!
