Bí quyết số 1: Đàm phán có chiến lược

Trước khi đàm phán, bạn cần phải chuẩn bị thật tốt, dù là đàm phán cá nhân hay đàm phán cho doanh nghiệp, tổ chức. 

Trong chiến lược đàm phán, bạn cần xác định các yếu tố sau:

- Đối phương tham gia đàm phán là ai?

Tức là, bạn cần nghiên cứu đầy đủ các đặc điểm, tính chất, phong cách, điểm mạnh yếu,... của đối phương. 

- Lợi thế của bạn là gì? 

Xác định lợi thế trước khi đàm phán để biết bản thân đang mạnh hơn đối phương ở điểm nào, từ lợi thế đó cân nhắc đến những hậu quả nếu đối phương không hợp tác và những lợi ích nếu đối phương hợp tác đồng thuận. 

- Sử dụng chiến thuật nào? 

Tấn công quả quyết hay mềm mỏng thuyết phục, đe dọa lợi ích hay hỗ trợ bù lỗ,...

Ví dụ, trước khi tham gia phỏng vấn với nhà tuyển dụng, bạn cần nghiên cứu thật kỹ về họ, hiểu rõ vị trí bản thân ứng tuyển, hiểu rõ phong cách làm việc và mong muốn của bên tuyển dụng, tập trung khai thác những mong muốn đó để khiến họ tin rằng bạn thực sự phù hợp cho vị trí này. 

Thời kỳ Tây Sơn, sau khi đại phá quân Thanh, vua Quang Trung đã nhanh chóng cử sứ giả sang phương Bắc để làm hòa, nói rõ nước Nam chỉ bảo vệ bờ cõi của mình “không lấn sang biên giới”. Đồng thời, khẳng định nếu nhà Thanh động binh xâm lược lần nữa thì sẽ kiên quyết chống lại. Ở đây, nước ta đã hiểu rõ nỗi lo bị xâm phạm bờ cõi của nhà Thanh, cũng nắm bắt được tâm lý không muốn kéo dài chiến tranh, sự e ngại khi vừa đại bại của quốc quân Thanh, lợi dụng thắng lợi để nhanh chóng khẳng định quyền lợi của mình.  Vì thế mà nhà Thanh phải công nhận nền độc lập của nước ta; trả lại 7 châu xứ Hưng Hóa đã chiếm trước đó; tôn trọng chủ quyền và văn hóa nước Nam trong quan hệ hai nước.

Trong lịch sử kháng chiến của dân tộc ta, Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng là một nhà đàm phán vô cùng xuất chúng. Người căn dặn đoàn đại biểu Chính phủ ta sắp lên đường đàm phán với Mỹ tại Hội nghị Paris (5/1968) rằng: “Các chú đi Pháp, ở nhà người ta đánh cho các chú phát huy, nghĩa là phải biết tận dụng thắng lợi trên chiến trường để làm "vốn” đàm phán. Phải phối hợp quân sự với ngoại giao, vừa đánh, vừa đàm mới có hiệu quả cao nhất”.

Nhìn từ lịch sử, những bài học trên chính là minh chứng rõ nét nhất của nghệ thuật đàm phán sử dụng ưu thế, tấn công vào điểm yếu của đối phương để yêu cầu những lợi ích xác đáng. 

Bí quyết số 2: Lắng nghe - Thấu hiểu - Đặt vấn đề

Đây là các bước tiếp nối của hoạt động đàm phán để đạt tới thống nhất cuối cùng. Trong đàm phán, bên cạnh việc giành lợi ích về phía mình, bạn cũng cần khiến cho đối phương cảm thấy thuyết phục, và không bất mãn. Để làm được điều đó, bạn cần lưu ý các điều sau:

Lắng nghe

Katrina Mayer, nhà thuyết trình nổi tiếng người Mỹ đã đặt ra một vấn đề vô cùng xác đáng, đó là “Sự sáng suốt không đến từ việc nói. Nó đến từ việc lắng nghe”. Trong hoạt động giao tiếp, nhất là với một hoạt động giao tiếp đặc biệt như đàm phán, bạn càng không được chỉ nói về mình mà còn phải biết lắng nghe những nhu cầu, mong muốn của người khác nữa. 

Trước khi yêu cầu lợi ích, hãy lắng nghe quan điểm của đối phương. Những lợi ích mà đối phương đặt ra đều chứa đựng tham vọng, phương hướng, và một phần chiến lược tương lai. Việc thấu hiểu mong muốn của đối phương cũng giúp bạn nắm chắc tâm lý của họ, từ đó có những phân tích sâu sắc về chiến thuật có lợi trong đàm phán. 

Xem thêm: Lắng nghe thấu cảm - đứng về phía cảm xúc

Thấu hiểu

Trong cuốn sách Getting to Yes, giai đoạn đầu tiên của một cuộc đàm phán thành công chính là đặt mình vào đối phương. Mọi người có xu hướng tiếp nhận những thông tin phù hợp với niềm tin của họ và thường bỏ qua thông tin mâu thuẫn với niềm tin trước đó. Chính vì thế, để đàm phán hiệu quả, cả hai bên cần có sự thấu hiểu lẫn nhau, tức là đặt bản thân vào vị thế của đối tượng đàm phán. Đồng thời cởi mở trong suy nghĩ, không tuyệt đối hóa và vị kỷ hóa quan điểm của chính mình. Như vậy có thể tránh được tình trạng căng thẳng và xung đột trong quan điểm, phá vỡ mối quan hệ hòa hảo. 

Đặt vấn đề

Sau khi thừa nhận những yêu cầu của đối phương, đồng thời thể hiện sự công nhận và có lý của họ trên bàn đàm phán, hãy đặt vấn đề.

Đặt vấn đề ở đây là đưa ra thảo luận các yêu cầu về lợi ích của hai bên. Trong quá trình đặt vấn đề, bạn cần sử dụng tư duy phản biện, lập luận quyết đoán và thái độ hòa hảo để thuyết phục đối phương để đi tới thỏa thuận cuối cùng.

Trong mọi quyết định, hãy luôn lưu ý về lợi thế của mình, cân nhắc cẩn thận về việc giảm bớt lợi ích như những gì mà đối phương đề nghị, liệu việc cắt giảm đó có đem lại lợi ích khác trong tương lai hay không. Nếu như không có, bạn thực sự cần phải quyết đoán từ chối và chỉ giữ lại đề nghị ban đầu. Bởi vì, không phải bất cứ khi nào bạn thỏa hiệp cũng là đúng.

Bí quyết số 3: Kiểm soát cảm xúc

Kiểm soát cảm xúc là một khả năng tuyệt vời của những người có trí tuệ cảm xúc cao. Trong những cuộc đàm phán, nếu bạn để lộ quá nhiều cảm xúc, giận dữ hoặc vui mừng, hay lo lắng, đó chính là điểm yếu khiến bạn gặp bất lợi vì đối thủ có thể nhìn vào đó để “tấn công” bạn. 

Với những người không có lợi thế hoặc có rất ít lợi thế, họ thường tỏ ra lo lắng. Đây cũng chính là thứ cảm xúc gây cản trở đàm phán, vì nếu như bạn không thể quản lý tốt sự lo lắng, bạn sẽ trở nên e dè, thiếu cởi mở, thiếu quyết đoán, dễ bị lay động bởi những luận điểm sắc bén từ đối phương. 

Gợi ý: Emotional Intelligence - EQ: Trí tuệ cảm xúc quan trọng như thế nào?

Bạn đang cần thuyết phục lãnh đạo cao hơn chấp nhận dự án của mình, thế nhưng sự lo lắng lại khiến bạn chùn chân và không chia sẻ quá nhiều về kỳ vọng đối với dự án, hay bỏ qua mất những điểm quan trọng của dự án. Vậy thì bạn có thuyết phục được họ không? 

Hay như khi đi xin việc, trong quá trình phỏng vấn, do lo lắng bản thân có ít kinh nghiệm, chưa có nhiều thành tích nổi bật mà bạn trở nên thu mình, ngại ngùng khi chia sẻ về bản thân. Liệu có nhà tuyển dụng nào cần bạn khi họ chẳng hiểu gì về bạn không? 

Vì thế, rèn luyện trí tuệ cảm xúc là điều rất quan trọng, vì nó giúp bạn thoát khỏi những “đòn tâm lý” trên bàn đàm phán. Đồng thời, việc quan sát và phát hiện cảm xúc của đối phương cũng giúp bạn tránh khỏi tình trạng bị lấn lướt và đoạt quyền chủ động. 

Thực chất, đàm phán giống như một cuộc giằng co về tâm lý, ai càng dễ xúc động thì càng dễ bị thất bại và chịu thiệt. Nếu như bạn không có thành tích nổi bật hơn những ứng viên khác, hãy nói về những điều bạn làm được cho họ và những điều họ đang thiếu, mà bạn thì là sự lựa chọn phù hợp. 

Bí quyết số 4: Giọng nói dứt khoát

Giọng nói luôn luôn có sức “sát thương”. Bạn có tò mò tại sao người ta lại chốt được hàng nghìn đơn trên Livestream không? Hoặc tại sao mà các nhân viên sale lại có thể bán thành công hàng trăm gói bảo hiểm hay hàng trăm căn nhà không? 

Một trong những nguyên nhân giúp họ thành công chính là giọng nói. Những người có thể thuyết phục bạn thường sở hữu giọng nói rất ấn tượng. Sự ấn tượng ở đây không phải chất giọng bẩm sinh, mà là những nhấn nhá, những cảm xúc họ đặt vào trong giọng nói như cách bạn trò chuyện cùng mình.

Trên bàn đàm phán, giọng nói là công cụ để chúng ta thể hiện tốt nhất quan điểm của mình. Khi cần quyết đoán thì giọng nói đanh thép, rành mạch, nhấn mạnh vào các phân mục luận điểm, vào các giá trị cần thiết, vào yêu cầu lợi ích mong muốn. Khi cần mềm mỏng hòa hoãn thì giảm độ mạnh của giọng nói, tăng thêm cảm xúc, và có thể tâm tình nếu cần. 

Xem thêm: Bí mật thu phục lòng người của những nhà diễn thuyết

Dù bạn dùng ngữ điệu nào, cũng phải luôn duy trì sự dứt khoát, đảm bảo người nghe nghe rõ những gì bạn muốn nói. Sự dứt khoát cũng thể hiện một phần con người bạn, cá tính doanh nghiệp bạn, bạn càng tỏ ra khó bị lung lay, họ sẽ càng dè chừng và cảm thấy bạn là đối thủ “nặng ký”, giảm bớt những đòn tâm lý. 

Bí quyết số 5: Hành vi phi ngôn ngữ

Trong các nghiên cứu về hoạt động giao tiếp của con người, yếu tố phi ngôn ngữ chiếm tới 55% hiệu quả diễn đạt. Các chuyên gia đã chỉ ra rằng, khi bạn tham gia vào một cuộc đàm phán, trong khoảng 30 phút, bạn và đối phương có tới hơn 800 thông điệp khác nhau được nảy sinh. Trung bình một phút chúng ta có thể nghĩ được 700-1200 từ nhưng lại chỉ có thể nói ra 120-150 từ trong một phút đó. Chính vì thế, số dư của những ý niệm, suy nghĩ sẽ được biểu đạt thông qua hành vi phi ngôn ngữ, là cử chỉ, biểu cảm gương mặt, ánh nhìn,... 

Năm 1960, cuộc tranh luận công khai của hai ứng cử viên Tổng thống Mỹ là Phó tổng thống Nixon và Thượng Nghị sĩ Kennedy đã được phát sóng trực tiếp. Sau đó, trong cuộc khảo sát của những người xem chương trình, họ cho rằng Thượng Nghị sĩ Kennedy ấn tượng hơn vì phong thái, nụ cười; còn những người nghe radio thì cảm thấy Nixon sẽ là người chiến thắng. Như vậy, cả giọng nói và ngôn ngữ hình thể đều có tầm quan trọng như nhau, và bạn không thể bỏ sót một trong hai thứ bởi vì chúng có tác dụng phụ trợ vô cùng tốt.

Vậy, hành vi phi ngôn ngữ trên bàn đàm phán cần thể hiện như thế nào? 

Nó bắt đầu với việc bạn mặc gì đến buổi đàm phán ngày hôm đó, cho tới những ấn tượng đầu tiên bạn mỉm cười và bắt tay họ ra sao, bạn ngồi nghe họ bằng gương mặt và ánh mắt như thế nào. Những hành động này, bạn làm càng thoải mái, càng tự tin, bạn càng có tư thái của người chiến thắng. Trong đó, ánh mắt của bạn vô cùng quan trọng. Những người thiếu tự tin thường có xu hướng né tránh ánh mắt của người khác, và nếu họ có bất cứ cảm xúc gì đang sản sinh trong tâm trí thì nó sẽ hiện ra qua đôi mắt. Để giữ ưu thế trên bàn đàm phán, hãy luôn tập trung vào đối phương với ánh mắt chăm chú. 

Bên cạnh đó, bạn cần chú ý:

- Ngồi thẳng lưng, hơi ngả người về phía trước biểu thị sự lắng nghe.

- Trong khi nghe, để đối phương biết rằng bạn thực sự chú ý đến họ, hãy có những cái gật đầu nhẹ với những ý kiến mà bạn cảm thấy đồng tình. 

- Trong khi thuyết trình, phản biện, hãy sử dụng động tác tay để giảm bớt áp lực tâm lý. 

- Luôn trong trạng thái quan sát, chú ý đến đôi mắt và biểu cảm của đối phương để tìm thấy những điều mà họ muốn nói. 

- Không chọn vị trí ngồi quá xa, hãy đảm bảo một khoảng cách cả bạn và đối phương có thể quan sát và lắng nghe nhau. Trong đàm phán hoặc giao lưu giữa các nguyên thủ các nước, bàn tròn là sự lựa chọn tốt để tất cả mọi người đều nhìn thấy nhau. Còn đàm phán song phương sẽ thường sử dụng bàn dài chữ nhật, trong đó những người dẫn đầu sẽ ngồi ở vị trí đầu tiên và gần nhau nhất. 

Để đàm phán thành công thực sự cần rất nhiều yếu tố. Trong thời kỳ cạnh tranh hiện nay, chỉ khi bạn chuẩn bị thật tốt, cơ hội mới có thể thuộc về bạn. Đàm phán giống như một kỳ thi, là lúc để bạn chứng minh năng lực của mình.